Minas, Rio Grande do Sul, Alagoas e Pernambuco já gastam milhões com guarda indiscriminada de arquivos
Saudações arquivísticas,
Nesta edição voltamos ao tema da terceirização nos arquivos públicos. Assunto praticamente esquecido da 2ª Conferência Nacional de Arquivos, a contratação de serviços arquivísticos terceirizados pelo Poder Público segue em alta no país. Cada vez mais agressivas, as estratégias de um mercado que só cresce drenam milhões de reais dos cofres públicos.
A ação das grandes empresas do setor já é amplamente conhecida. A “novidade” das terceirizações é o avanço da oferta (e da procura) de (e por) serviços terceirizados a partir de entidades públicas (geralmente empresas públicas ou sociedades de economia mista). Uma forma nem sempre eficiente de transferir recursos públicos que poderiam ser empregados em atividades de gestão, preservação e acesso de arquivos para ações de guarda e digitalização sem qualquer critério arquivístico.
Tudo leva a crer que a terceirização desde dentro começou em Minas Gerais. Uma pesquisa desenvolvida por Breno da Silveira junto ao Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG) remonta a história: quando a Cidade Administrativa, nova sede do governo mineiro, ficou pronta, em 2010, não havia lugar para a guarda de arquivos. Ao invés de investir no Arquivo Público Mineiro (APM) – instituição legalmente responsável por orientar tecnicamente a gestão e recolher os documentos produzidos por órgãos do Estado –, a solução encontrada foi repassar a guarda da papelada para a Minas Gerais Serviços (MGS), uma empresa pública de capital fechado.
De acordo com Silveira, entre 2010 e 2024, 16 contratos foram firmados entre o Governo de Minas e a MGS. No total, foram gastos R$ 80 milhões, quase exclusivamente em armazenamento físico de massas documentais acumuladas (e, portanto, nunca geridas). Como concluiu o pesquisador, “a empresa não implementa uma gestão documental integrada e eficiente, operando com baixa integração ao APM, o que demanda urgente revisão normativa, inclusão de arquivistas nos processos e desenvolvimento de modelos que conciliem terceirização com a adequada gestão arquivística”.
A exemplo de Minas Gerais, no Rio Grande do Sul a terceirização feita por entidades da administração indireta também avança. Desde 2014, a Banrisul Armazéns Gerais S.A. (Bagergs), subsidiária do Banco do Estado do Rio Grande do Sul (Banrisul) oferece serviços de guarda física e digitalização de arquivos. Além de armazenar os arquivos do próprio Banrisul, a Bagergs também guarda os acervos da Junta Comercial e do Departamento de Trânsito do Estado (DetranRS).
Em Alagoas, a Companhia de Edição, Impressão e Publicação de Alagoas (Cepal), gráfica do estado responsável pela impressão do Diário Oficial, também assumiu o serviço de guarda e gestão de documentos. De acordo com Maurício Bugarin, presidente da Cepal, a empresa trabalha “em consonância com os modelos adotados pelas grandes imprensas oficiais do país, reunindo o que há de melhor em tecnologia e estrutura física para a armazenagem de documentos”. Não há, contudo, informações detalhadas a respeito dos métodos e da própria estrutura de trabalho adotada pela companhia.
É em Pernambuco que encontramos o caso mais avançado de terceirização feita por entidade pública. Desde 2015, a Companhia Editora de Pernambuco (CEPE) oferece o serviço CEPE DOC, integrado – segundo a própria empresa – por “digitalização, gestão e guarda de documentos intermediários”, tendo como público-alvo, as Secretarias e Órgãos do Estado”. A legislação de Pernambuco prevê que a gestão de documentos seja coordenada pelo Arquivo Público Estadual Jordão Emerenciano (APEJE), mas operacionalizada pela própria CEPE. Nos últimos anos, contudo, a falta de condições de infraestrutura e a ausência de profissionais com formação adequada levaram o APEJE a ser absorvido pela própria CEPE. Hoje, a CEPE guarda mais de 440 mil caixas com documentos públicos produzidos pelo governo pernambucano.
Apesar de se apresentar como uma empresa que também realiza gestão de documentos, na prática a CEPE – e as demais entidades públicas envolvidas com a terceirização – só se envolve com atividades de guarda e digitalização. E cobra valores altos para isso. De acordo com a Tabela de Valores de 2026disponibilizada pela empresa, o valor mensal para a armazenagem de uma caixa-arquivo padrão custa R$ 3,74 e a digitalização no tamanho A4 sai por R$ 0,27 por imagem. De acordo com dados do Portal da Transparência de Pernambuco, só para este ano o Fundo Estadual de Saúde, por exemplo, prevê um gasto de mais de R$ 17 milhões com serviços arquivísticos contratados junto à CEPE.
Aparentemente, a oferta de serviços de arquivo por entidades públicas parece menos nociva do que a contratação destes mesmos serviços junto à iniciativa privada. Em certa medida, o controle público a respeito do que é feito, de fato, pode ser maior. A lógica de ambos, contudo, é a mesma: gasta-se muito dinheiro em atividades que não geram eficiência, não promovem avanços na gestão, não garantem as melhores condições de preservação e obstruem o acesso externo. Além disso, quase não há transparência sobre o que se guarda, por quanto tempo e com que custo. Enquanto isso, os arquivos públicos definham.
Sem normatização específica e distante dos debates da Arquivologia (o Conarq não discute o tema há anos), a terceirização desde dentro avança sem peias e mira novos alvos. Em 2024, os Correios chegaram a anunciar o Gestão DOC, uma “solução completa no segmento Armazenagem, Gestão, Gerenciamento e Digitalização Documental” com especial foco nos arquivos do Poder Público federal. O serviço parece ter caído no esquecimento, mas segue ofertado publicamente pela empresa – sem qualquer contestação pública do Arquivo Nacional, instituição arquivística responsável pela gestão dos documentos públicos da administração federal.
Fonte: Giro da Arquivo
