Atualmente, possuímos uma vasta gama de opções para armazenagem de documentos digitais, desde equipamentos como a memória interna de um computador – Hard Disk (HD), até plataformas de armazenamento na nuvem, sendo que, o segundo é o mais indicado. O equipamento de armazenamento físico corre o risco de sofrer deterioração e corromper as informações contidas. As plataformas de armazenamento na nuvem, possuem a vantagem de hospedar os arquivos online, permitindo seu acesso remoto por qualquer computador conectado à internet, contudo antes de escolher uma plataforma é importante uma análise criteriosa das opções pretendidas, visando garantir a segurança dos arquivos, mantendo-os livre de corrupção ou alteração.

Outro aspecto, surge quando, as soluções que garantem o armazenamento ilimitado e até acesso remoto, não resolvem o problema da acumulação desordenada dos documentos, resultando outra demanda, surgindo a necessidade de um sistema de gestão, tendo como instrumento um plano de classificação que vai definir e etiquetar cada documento de acordo com seu valor arquivístico, o valor é determinado de acordo com a frequência de atividade atribuída a cada documento. Ainda, um plano de classificação deve ser usado junto com uma tabela de temporalidade, que é a ferramenta responsável por determinar o prazo de armazenamento de cada documento.

A propósito, são essas duas ferramentas em conjunto (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade) que definirão, porquanto tempo cada documento permanecera guardado, de nada vale uma capacidade incrível de armazenagem, sem uma estratégia inteligente, evitando de arquivos ocuparem espaço além do tempo necessário.

Enfim, a gestão de documentos é subestimada, contudo sua importância não pode ser ignorada, o investimento em procedimentos e ferramentas que aprimorem a criação, tramitação e o arquivamento documental, contribuem para uma desburocratização e aumento da produtividade, além de reduzir possíveis riscos jurídicos.

Adquirir um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), é o primeiro passo, esse sistema pode ser adquirido por meio de um software único, ou um conjunto de software que se integram, sendo, comum sistemas híbridos que utilizam documentos digitais e documentos convencionais. O SIGAD inclui operações desde digitalização dos documentos, utilizando um equipamento de scanner ou um aparelho de smartphone, progredindo até um serviço de armazenamento online (Google Drive), normalmente os serviços de armazenamento já incluem ferramentas que auxiliam na organização dos documentos e meios rápidos de busca.

Por outro lado, surge uma nova questão, levando em consideração que muitos órgãos públicos ainda não aceitam documentos digitais. Deste modo, por vezes os documentos devem ser impressos e ainda, não suficiente uma simples cópia, se exige, firma reconhecida e autenticação. Evidenciando, um conflito entre os métodos tradicionais e as novidades digitais, outro exemplo inclusive é a tendência de primeiro se fazer um documento no formato físico para só então digitaliza-lo.

Na prática, o novo sistema ainda não conquistou o interesse comum. De modo geral é mais barato, rápido e fácil imprimir, assinar e colocar em um arquivo organizado em ordem alfabética, dentro de um armário, pelo menos nas pequenas empresas, por conta do custo de produção, armazenamento e acesso ser praticamente nenhum.

A outro tanto, a viabilidade acontece quando os custos começam a ficar mais elevados. Com o passar dos anos o espaço destinado aos arquivos começa a preencher o ambiente do negócio, até que o custo da mãe de obra começa a pesar, devido a imposição ao acesso frequente aos documentos, por muitas pessoas (exemplo: os próprios clientes), essa dificuldade também é enfrentada por aqueles que imprimem os depois digitalizam.

Finalmente, levando em consideraçaão as politicas de prevenção e isolamento, por motivo da pandemia causada pelo COVID-19, ocasionou um fenômeno que permitiu a aceleração da implementação de documentos digitais, o que tudo indica ser um caminho sem volta, se ampliando as repartições públicas que aceitam os documentos digitais. Exemplo disso, foi a possibilidade de requerer o levantamento de alvarás da Justiça Estadual aqui do Paraná, por meio de transferência, bastando enviar para a Caixa Econômica Federal um documento com assinatura digital, sem haver necessidade de comparecimento na agência bancária ou na secretaria no Fórum, antes era necessário buscar o alvará assinado manualmente pelo Juiz, para só então se dirigir até a agência fazer o levantamento. A agilidade e a economia, proporcionadas pelos documentos digitais, é imensurável.

Barreira da Segurança Jurídica e Custos de Certificado Digital
Ainda é instável as bases da segurança jurídica no que diz respeito aos documentos digitais, podendo inclusive haver, uma posterior impugnação judicial ao documento assinado digitalmente. Podemos citar o exemplo da justiça do trabalho, que muitas vezes exigem uma confirmação da veracidade dos acordos realizados por plataformas de conciliação online.

Os certificados digitais são um ótimo meio de garantir a autenticidade de um documento, sem que para tanto, exija-se, deslocar-se até o cartório, entretanto, o elevado custo do certificado, inviabiliza o uso dessa ferramenta, a titulo de exemplo hoje a obtenção de um certificado digital do tipo A1 pelo período de um ano, custa R$ 155,00 no site do Serasa Experian, isso para pessoa física, já para pessoa jurídica o custo fica em R$ 229,00 pelo mesmo período, incentivando na adoção de sistema menos seguros, que não utilização autenticação por certificado.

Sobre a legislação e Principais Dúvidas
O decreto Lei nº 10.278 de 18 de março de 2020 (no decorrer do texto vamos nos referir ao decreto como ‘Regulamento’), instituiu a regulamentação do inciso X do caput do Art. 3º da Lei nº 13.874/2019, ambos versam sobre o uso e armazenamento de documentos digitais, conforme podemos observar na integra, vejamos:

Art. 3º São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição Federal: (…)
(…) X – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público;
E regulou também o diploma legal, elencado no Art 2ºº-AA da Lei nº12.68222/2012, que determina o seguinte, vejamos:

Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
Existia a previsão legal do uso e armazenamento de documentos digitais, contudo ainda carecia de uma regulamentação, com o propósito de suprimir essa falta o regulamento veio definir a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, com a finalidade de atribuir aos documentos digitalizados os mesmos efeitos legais previstos para os documentos originais. Contudo as disposições trazidas não abarcam os documentos nato-digitais, conforme tenciona o inciso I, do §Ú, do Art. 2º do regulamento, vejamos.

Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos:
(…) Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I – Documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
O regulamentou determinou, que a assinatura seja feita com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil, para que sobre o documento digitalizado surtam todos os efeitos legais atribuídos ao documento físico original quando a relação envolver entidade pública.

Art. 5º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
I – Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II – Seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III – conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
No entanto, quanto aos requisitos necessários para o uso de documentos digitais entre particulares o regulamento não obrigou o uso da certificação padrão ICP-Brasil, conforme foi exigido das entidades públicas. Ficou a critérios dos particulares, definir a certificação que pretendem usar ao assinar digitalmente um documento, desde que sejam assegurados os meios de comprovação da autoria, da integridade e confidencialidade, na forma do texto legal.

Art. 6º Na hipótese de documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
Parágrafo único. Na hipótese não ter havido acordo prévio entre as partes, aplica-se o disposto no art. 5º.
O regulamento da digitalização também tratou da segurança na hora de guardar os documentos digitais. Elencamos acima pelo menos duas formas de armazenamento, aqui restringindo apenas as plataformas que hospedam arquivos na nuvem, no sentido de se amoldar aos requisitos legais elas devem cumprir com as seguintes características de segurança, vejamos.

Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
As transformações tecnológicas na gestão de arquivos oferecem inovações positivas, facilitando no acesso – disponibilidade – além de preservação permanente da integridade do conteúdo. Contudo ainda enfrentam dificuldades no quesito segurança e autenticidade do documento digital. Por outro lado, uma notável redução do espaço físico necessários para o armazenamento de arquivos, serve de impulso para aderir as novas tecnologias. Nessa linha, ainda, vale ressaltar quanto ao tempo de armazenagem, que é relativo aos critérios definidos pela tabela de temporalidade conforme supra mencionado. Ressalvados os casos em que os documentos apresentarem valor histórico, assim foi reafirmado pelo decreto Lei 10.278/2020, atentamos.

Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Enfim, acolher as inovações e extremamente necessário para manter a competitividade e excelência no atendimento jurídico, usando das ferramentas que melhor se adaptam as necessidades exigidas pelo escritório, contudo, sempre com cautela.

Definições, regras e procedimentos sobre assinatura eletrônica
Em recente ato, foi publicada a Medida Provisória nº 983 de 16 de junho de 2020, que alterou e definiu, regras e procedimentos sobre a assinatura eletrônica. No tocante ao interesse do nosso texto, que foca na relação entre pessoa natural e pessoa jurídica de direito privado, e suas relações com entidades de direito público, atentamos as novidades a respeito.

A princípio vale ressaltar que as regras definidas na MP nº 983/20 não se aplicam à comunicação entre pessoas naturais ou entre pessoas jurídicas de direito privado. Portanto as regras vigentes com a MP, restringe sua aplicação a comunicação entre pessoas naturais ou pessoas jurídicas de direito privado com os entes públicos (inciso II, art. 1º da MP nº 983/20).

Ficou definido que, as assinaturas eletrônicas serão classificadas em 3 métodos distintos. A primeira e a (i) Assinaturas Eletrônicas Simples, esse formato consiste na identificação do signatário (aquele que assina), e de anexar ou associar dados a outros dados em formato eletrônico. Na segunda a (ii) Assinatura Eletrônica Avançada, se trata de um formato que, além de identificar de maneira inequívoca o signatário, faz a criação de uma assinatura eletrônica que opera sob o domínio do signatário, e ainda os dados associados a essa assinatura se relacionam de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável. E por fim a terceira assinatura (iii) Assinatura Eletrônica Qualificada, e aquela que utilizada certificado digital nos termos do disposto pele ICP-Brasil. (Art. 2, e incisos, MP nº 983/2020)

Aceitação da assinatura por entes públicos
Cada ente federativo estabelecera o nível mínimo de assinatura exigido para documentos e transações. (art. 3º, caput, MP nº 983/20). A assinatura eletrônica simples será admitida nos documentos que não envolvam informações protegidas por grau de sigilo (inciso I, § 1º, art. 3º, MP nº 983/20). A assinatura avançada será aceita além das hipóteses em que se aceita assinatura simples, nos casos quando, evolvam informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo, e ainda no registro de atos perante juntas comerciais (inciso II, alíneas a, b e c, § 1º, art. 3º, MP nº 983/20). A assinatura eletrônica qualificadas serão admitidas em qualquer comunicação eletrônica com ente público (inciso III, § 1º, art. 3º, MP nº 983/20).

Além disso, a assinatura eletrônica qualificadas serão obrigatoriamente usadas, nos atos de transferência e de registro de imóveis (inciso I, § 2º, art. 3º, MP nº 983/20), e também nos atos normativos assinados por chefes do Poder Público, por Ministros do Estado ou por titulares de Poder ou de órgão constitucionalmente autônomo de ente federativo, e ainda nas demais hipóteses previstas por lei (incisos I e II, § 2º, art. 3º). No que se refere a assinatura eletrônica avançada, o ente público será responsável por informar e oferecer os mecanismos necessários para seu reconhecimento (§ 3º, art. 3º). Naquilo que os entes federativos, Poder ou nos órgãos constitucionais forem ausentes de definir o nível mínimo exigido de assinatura eletrônica caberá ao Poder Executivo Federal por ato dispor acerca dos níveis exigidos.

Excepcionalmente, durante o período de emergência de saúde pública decorrente da pandemia da covid-19, será permitido nível de assinatura incompatível quando se tratar de assinatura simples e avançadas, conforme estabelecido pelo art. 4º da MP 983/20, com intuito de reduzir contatos presenciais.