Com o avanço tecnológico, a digitalização e o uso da nuvem tem sido muito recomendado, pois traz segurança e outras vantagens em relação ao armazenamento físico.

O armazenamento de documentos em arquivos físicos é uma prática ultrapassada, mas ainda bastante comum entre as pequenas empresas.

A adoção do arquivo físico traz algumas desvantagens em relação ao arquivo digital, como: maior custo para manter espaços físicos específicos, além do custo com móveis, caixas, pastas e papéis; maior dificuldade de organização; maior dificuldade para busca e acesso aos documentos; risco à segurança das informações, que ficam sujeitas a roubos e perdas por ação do tempo ou desastres como inundações e incêndios.

Nos últimos anos, a tecnologia se transformou em uma importante aliada da gestão de documentos. A digitalização de documentos e o armazenamento na nuvem garantem mais segurança e facilidade de acesso às informações.

A nuvem é uma ferramenta com capacidade de armazenar uma imensa quantidade de arquivos e torna possível o acesso aos dados em qualquer horário do dia. Apenas acessando a internet, você pode buscar e localizar um documento com apenas um clique, por exemplo.

Mesmo com os avanços tecnológicos dos últimos anos, muitas empresas ainda não conseguem deixar totalmente a documentação impressa. O ideal é mesclar o armazenamento físico e digital de acordo com as necessidades de uso do seu negócio.

Para isso, pode-se contratar uma empresa especializada em armazenamento de arquivos para ajudar nessa transição.

Toda empresa precisa armazenar documentos, sejam arquivos físicos ou digitais, para atendimento a regulamentações fiscais e para sua própria segurança e resguardo. O armazenamento de documentos deve seguir os padrões adequados, por isso, é importante saber quando e por quanto tempo cada informação deve ser mantida. 

Alguns documentos devem ser armazenados, seguindo o prazo estipulado por lei. O período de armazenamento pode variar de 2 a 30 anos e é importante que tais informações sejam preservadas a partir do momento da geração do documento.

Uma empresa que não guarda corretamente sua documentação, assume o risco de ser autuada por órgãos fiscalizadores.

A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD entrou em vigor em 2020 e propõe um cuidado mais minucioso com os dados coletados pelas empresas.

A LGPD não diferencia em importância documentos físicos dos digitais, mas determina que as empresas mantenham os dados de qualquer cidadão brasileiro em seus arquivos, apenas, pelo tempo necessário.

A solução para conseguir fazer a gestão e controle de dados adequadamente é a digitalização.